Strukturen schaffen

Langfristig wird Alumni-Arbeit an einer Schule nur dann erfolgreich sein, wenn sie auf stabile Strukturen und die dauerhafte Mitarbeit von engagierten Alumni, Schülern und Lehrern zurückgreifen kann. Insbesondere dann, wenn die Koordinatoren des Alumni-Netzwerks nicht mehr vor Ort wohnen, ist es wichtig, starke Unterstützung vor Ort durch Schüler und Lehrer zu bekommen.

Datenbestand pflegen und weiter aufbauen

Mit der Qualität und dem Umfang der Daten in der Alumni-Datenbank steht und fällt die Qualität des Netzwerks. Bei der Pflege der Daten im eigenen Mitglieder-Profil muss sich jedes einzelne Netzwerkmitglied immer wieder einbringen und kann nicht aus der Verantwortung entlassen werden. Eine Kontaktaufnahme kann nur dann stattfinden, wenn die Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und Telefonnummer) auch stimmen. Die Frage eines Schülers kann nur dann gestellt werden, wenn bekannt ist, welchen Studiengang oder welche Ausbildung der Alumnus absolviert hat und welchen Beruf er gerade ausübt. Die regelmäßige Pflege durch jedes einzelne Netzwerkmitglied ist unbedingt notwendig. Das bedeutet für das Koordinationsteam:

  • Regelmäßige Erinnerung der Alumni an Aktualisierungen und ständiger Hinweis auf die Wichtigkeit des Themas
  • Ausbau des Datenbestands durch systematische Ansprache von Alumni, die noch nicht in der Datenbank registriert sind; alljährliche Ansprache der Absolventen

Angebote für Schüler etablieren

  • Unterstützung und Durchführung der bestehenden Veranstaltungsformate, z.B. Informationsabend, Studientag und Entwicklung von neuen Veranstaltungsformaten
  • Kommunikation an die Schüler und Information über die Angebote des Alumni-Netzwerks; Information über die Möglichkeiten der Datenbanknutzung

Angebote für Alumni etablieren

  • Unterstützung und Durchführung der bestehenden Veranstaltungsformate, z.B. Alumni-Treffen oder Fußballturnier, und Entwicklung von neuen Veranstaltungsformaten
  • Regelmäßige Kommunikation mit Alumni über Neuigkeiten aus dem Netzwerk und der Schule, z.B. über Newsmeldungen auf der Website und einen regelmäßigen E-Mail-Newsletter an die Mitglieder des Alumni-Portals

Beteiligte Gruppen informiert halten

  • Kontakte zu Lehrern, Schülervertretung, Elternvertretung und dem Förderverein und regelmäßige Information über die Entwicklung des Alumni-Netzwerks

Ein Beispiel für stabilisierte Strukturen ist die Zusammenarbeit der beteiligten Gruppen am Rechberg-Gymnasium Donzdorf: Der jährliche Berufsinformationsabend wird mittlerweile federführend von den Schülern selbst organisiert, unterstützt durch einen Kontaktlehrer und das Alumni-Team. Das jährliche Ehemaligentreffen wird am Rechberg-Gymnasium von der Schule ausgerichtet, das Alumni-Netzwerk Regynet stellt über Website und Verteilerlisten die Einladung der Alumni sicher. Wichtiger Erfolgsfaktor ist hier das gemeinsame Engagement der Schüler und der Alumni.

Praxistipps 9: Stabile Strukturen etablieren

  1. Regelmäßige Aufgaben auflisten, nach Themengebieten gruppieren und den Arbeitsaufwand abschätzen. Zusätzlich eine Projektliste anlegen mit Themen, die unregelmäßig auftreten.
  2. Im Team die Aufgabengebiete klar zuordnen. In der Regel ist eine Person verantwortlich, mehrere sollten mitarbeiten. Dies ist wichtig, damit jeder im Team weiß, wer für ein bestimmtes Thema der Ansprechpartner ist.
  3. Kommunikationsinfrastruktur schaffen: Einen E-Mail-Verteiler für das Team einrichten, eine Adressenliste mit Telefonnummern anlegen und einen regelmäßigen Kommunikationsrhythmus vereinbaren, z.B. monatlich.