Team aufbauen

Der Aufbau eines Alumni-Netzwerks an einer Schule erfordert ein mehrjähriges Engagement eines festen Teams, um langfristig erfolgreich zu sein. Deshalb ist es entscheidend, zu Beginn ein starkes Team zu bilden, das die Aufgabe gemeinsam angehen kann und will.
Auf Basis unserer Erfahrungen halten wir eine Teamstärke von mindestens drei Engagierten für erforderlich. Weitere Engagierte können den Aufbau des Netzwerks beschleunigen und die Aufgaben auf mehrere Schultern verteilen.
Alumni-Arbeit kann von sehr unterschiedlichen Personenkreisen getragen werden. In den bestehenden Netzwerken engagieren sich Alumni, Lehrer, Schüler der Oberstufe, Vertreter der Fördervereine und Eltern. Die Initiative geht häufig von jungen Alumni aus, es ist allerdings ideal, verschiedene Personenkreise im Team zusammenzuführen.
Während dank E-Mail, Internet und Telefon ein Großteil der organisatorischen Arbeit keine physische Präsenz an der Schule erfordert, ist diese insbesondere bei der Vorbereitung von Veranstaltungen notwendig.

Typische Tätigkeiten in der Aufbauphase

  • Kommunikation mit allen Beteiligten, die sich für den Aufbau des Alumni-Netzwerks engagieren wollen (Alumni, Lehrer, Schüler, Eltern); dies kann über E-Mail, Telefon oder Besprechungen erfolgen
  • Einrichtung des Alumni-Portals (bei Nutzung des von Alumni at School e.V. empfohlenen Alumnii-Portals beschränkt sich diese Aufgabe auf die graphische und inhaltliche Ausgestaltung des Portals und erfordert keine Programmierkenntnisse)
  • Erstellung von Informationsmaterial für Alumni, Schüler und Eltern (z.B. Flugblätter, Informationsbriefe, Aushänge)
  • Vorbereitung und Durchführung erster Veranstaltungen

In der Aufbauphase (insgesamt ca. sechs Monate) sollte man für diese Tätigkeiten von einem monatlichen Aufwand von ca. zehn Stunden pro Teammitglied ausgehen.
Danach hängt der Zeitaufwand stark von den durchgeführten Veranstaltungen und der Aufteilung im Team ab. Die Begeisterung für Alumni-Arbeit wirkt meist ansteckend. Häufig finden sich weitere Teammitglieder, um einzelne Themen zu bearbeiten.

Praxistipps 1: Teamaufbau

  1. Mögliche Teammitglieder unter den engagierten Schülern, Lehrern, Alumni oder Eltern identifizieren: Wer hat sich in der Vergangenheit stark für die Schule engagiert? Wer hat ein persönliches Interesse an dem Thema? Beispiele wären Beauftragte für die Berufsberatung und -orientierung, Teilnehmer an Arbeitsgemeinschaften zur Berufsorientierung oder Alumni, die in der Vergangenheit Jahrgangstreffen organisiert haben. Auch Schülersprecher, Mitglieder einer Schülerzeitung oder andere Schüler, die sich neben ihrem Unterricht engagieren, sind potenzielle Teammitglieder. Folgende Fragen sollte man sich stellen: Mit welchen dieser Personen würde man gerne zusammenarbeiten? Zu welchen besteht ein guter persönlicher Kontakt?
  2. Mögliche Teammitglieder ansprechen, die Idee und das Vorgehen mit ihnen diskutieren und für ein mögliches Engagement begeistern: Was halten sie von der Idee eines Alumni-Netzwerks für ihre Schule? Was wäre die Motivation für eine Mitarbeit? Könnten sie sich ein Engagement vorstellen? Welche Aufgaben würden sie gerne übernehmen, und wie könnte der zeitliche Rahmen des Engagements aussehen?
  3. Gemeinsames Treffen des Teams: Gemeinsame Zielsetzung und Vorgehen festlegen und erste Aufgaben verteilen (siehe nächster Schritt: Netzwerkgründung).

Fragen und Antworten

„Brauchen wir einen eingetragenen Verein, um Alumni-Arbeit zu betreiben?“
Nein. Es ist nicht notwendig, sich als Verein zu organisieren. Insbesondere in der Anfangsphase entstehen durch die Eintragung ins Vereinsregister lediglich Aufwand und Kosten. Die Vorteile eines Vereins, z.B. bei der Organisation und Versicherung von Veranstaltungen, können sehr einfach auch durch gute Kooperation mit der Schule erzielt werden. Evtl. lässt sich die Arbeit der Initiative auch langfristig im Rahmen eines existierenden Förder- oder Ehemaligenvereins der Schule verankern.