Ziele festlegen

Das Hauptinteresse von Alumni besteht zumeist darin, nach dem Schulabschluss Kontakt zu ihrem Jahrgang aufrechtzuerhalten und sich in regelmäßigen Abständen zu treffen und auszutauschen. Die meisten Alumni sind zugleich jedoch auch motiviert, sich für ihre ehemalige Schule und deren Schüler zu engagieren, wenn man ihnen dafür die geeigneten Foren bietet. Gute Alumni-Arbeit wird diese Foren bereitstellen und auch Möglichkeiten zum regelmäßigen Kontakt mit der Schule schaffen (z. B. durch Einladungen zu Schulveranstaltungen und regelmäßige Newsletter).
Schüler und Eltern haben das Interesse, das attraktive Alumni-Netzwerk für Berufs- und Studienorientierung im Rahmen von Veranstaltungen und informellen Kontakten über eine Alumni-Datenbank zu nutzen. Gute Alumni-Arbeit bietet diese Veranstaltungen und animiert Schüler und Lehrer zur aktiven Nutzung der Alumni-Datenbank.
Lehrer wiederum haben häufig das Interesse, Alumni-Arbeit mit den bestehenden Formaten der Berufs- und Studienorientierung zu verbinden. Gute Alumni-Arbeit unterstützt bestehende Formate und ergänzt sie durch die einzigartigen Möglichkeiten der Alumni-Arbeit in der Berufs- und Studieninformation.

Darstellung der auf 2 Säulen getragenen Schaffung eines Alumni-Netzwerks
Diese unterschiedlichen Zielsetzungen und Interessen lassen sich in ein einheitliches Gesamtkonzept integrieren:

  • Der Aufbau einer umfangreichen und gut gefüllten Alumni-Datenbank ist die Grundvoraussetzung für jede Alumni-Arbeit und bietet bereits eine erste Kommunikationsplattform für die Alumni.
  • Veranstaltungen zur Studien-/Berufsinformation und die Einbindung von Alumni in Schulveranstaltungen eröffnen Schülern und Eltern Informationsmöglichkeiten und den Alumni sinnvolle und konkrete Gelegenheiten, um sich für ihre Schule zu engagieren.
  • Alumni-Veranstaltungen und gezielte Alumni-Koordination (z. B. Jahrgangstreffen) schaffen den Identifikationsrahmen, der die Alumni zu einem verstärkten Engagement an der Schule motiviert.

In der Vorbereitungsphase ist es wichtig, das Gesamtkonzept im Team zu diskutieren und sich auf ein gemeinsames Verständnis zu einigen. Wenn die grobe Zielsetzung abgesteckt ist, sollte im Team ein näherungsweiser Plan für die ersten zwei bis drei Jahre entworfen werden.

Praxistipps 2: Zielsetzungen im Team

Beispielmoderation für ein erstes Teamtreffen:

  1. Interesse, Motivation und Zielsetzungen der Teammitglieder für Alumni-Arbeit abfragen: Was ist die Motivation, sich in der Alumni-Arbeit zu engagieren? Wie kann Alumni-Arbeit für die Schule, Schüler und Alumni Nutzen stiften? Warum ist Alumni-Arbeit aus Sicht des Teams sinnvoll und wichtig?
  2. Verschiedene Zielsetzungen zusammenfassen und aufzeigen, wie sich die einzelnen Ziele gegenseitig unterstützen.
  3. Meilensteine, d.h. Zielmarken und Daten für die ersten zwei bis drei Jahre, mit Blick auf die unterschiedlichen Teilziele auflisten. Wie hängen die einzelnen Meilensteine zusammen? Wie viel kann das Team sich realistisch vornehmen? Welches sind die wichtigen Meilensteine, welche kann man notfalls auch auf später verschieben?

Gemeinsames Vorgehen festlegen

Nach der Einigung auf die Zielsetzung und das gemeinsame Verständnis für die Meilensteine sollten im Team konkret die nächsten Schritte festgelegt und Aufgaben unter den Teammitgliedern verteilt werden. Darüber hinaus sollte bestimmt werden, in welchem Abstand sich das Team treffen und in welcher Form (Telefon, E-Mail, regelmäßige Treffen) die Kommunikation in der Gründungsphase stattfinden soll.

Gerade in der Gründungsphase sind regelmäßige Teamtreffen sehr wichtig. Ein mindestens 14-tägiger Rhythmus ist sinnvoll. Wenn dies aufgrund der räumlichen Distanz schwierig zu bewerkstelligen ist, sollte man über technische Möglichkeiten wie Telefonkonferenzen oder gemeinsamen Internet-Chat nachdenken. Es müssen nicht bei jedem Treffen alle Teammitglieder anwesend sein. Durch Protokolle (auch stichpunktartig) und aktualisierte Aufgabenlisten sollten jedoch stets alle Teammitglieder über den Arbeitsfortschritt informiert werden.
Beispiel einer Aufgabenliste innerhalb des Organisations-Teams

Bei der Teamorganisation ist es sinnvoll, für jedes Arbeitspaket einen eindeutig Verantwortlichen zu benennen. Natürlich muss das Team bei der Bearbeitung der einzelnen Aufgaben eng zusammenarbeiten und die jeweiligen Verantwortlichen bei der praktischen Umsetzung unterstützen. Auf den Teamtreffen sollten die Verantwortlichen kurz über die Fortschritte berichten und dem Team Vorschläge für das weitere Vorgehen präsentieren.

Praxistipps 3: Aufgabenkoordination im Team

Beispielmoderation für eine erstes Aufgabenverteilung:

  1. Aufgaben im Team sammeln und in inhaltlich zusammenhängende Aufgabenpakete gruppieren.
  2. Ergebnisse, Verantwortlichkeiten und Zeiträume auflisten.
  3. Modalitäten für Teamtreffen und Teamkommunikation festlegen und allen Teammitgliedern als Protokoll zur Verfügung stellen.